KSeF to centralny system, przez który faktury będą wystawiane i odbierane w formie ustrukturyzowanej. Nie będzie to kolejny PDF, lecz dokument w standardzie, który przechodzi przez system Ministerstwa Finansów. Ważne: obowiązek wchodzi etapami. Od 1 lutego 2026 obejmuje największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł), a od 1 kwietnia 2026 wchodzi dla pozostałych czynnych podatników VAT.
Co to oznacza dla jednoosobowych działalności i małych firm?
Jeśli jesteś na VAT i wystawiasz faktury regularnie, to warto dowiedzieć się więcej o KSeF. Musisz mieć:
- dostęp do KSeF (konto i uprawnienia),
- narzędzie, które potrafi wysyłać faktury do systemu,
- procedurę na sytuację, gdy internet lub system nie działa.
Jak się przygotować do zmian?
Najpierw sprawdź swój program do faktur albo księgowości: wiele narzędzi jest już zintegrowanych z KSeF, ale liczą się szczegóły – czy obsługuje wysyłkę i odbiór faktur, nadawanie uprawnień oraz tryb awaryjny. Następnie przygotuj dostęp: logowanie i zarządzanie uprawnieniami odbywa się w bramce KSeF (najczęściej z użyciem Profilu Zaufanego lub innej formy identyfikacji), a dopiero później podłączasz do tego swój program fakturowy. Kolejny krok to plan B: Ministerstwo Finansów przewiduje sytuacje, gdy system lub łączność nie działają, więc warto wcześniej wiedzieć, jak Twój program wystawia fakturę w trybie awaryjnym i co zrobić, gdy dokument trzeba wystawić „od ręki”, a KSeF jest chwilowo niedostępny. Na koniec przekaż krótką informację klientom – jedno zdanie w stopce maila lub na fakturze, że rozliczenia będą realizowane przez KSeF. Ułatw pracę sobie i klientom, ogranicz liczbę pytań w pierwszych tygodniach.
Źródło: BIP UM Jaworzno
